Kirjanpito koostuu muutamasta osa-alueesta. Se koostuu yrityksen tuotoista, kuluista, omaisuudesta, omista varoista ja veloista. Se on luotu yrityksen johtamista varten. Se tuottaa laskelmat ja tarvittavat raportit niin viranomaisille, kuten verottajalle kuin arvonlisävero rekisteriinkin sekä yrityksen omistajille, mahdolliselle johdolle ja pankille sekä muille sijoittajille ja rahoittajille.

Kirjanpito aineistoksi luokitellaan kaikki viranomaisilmoitukset, vakuutukseen, pankkien kanssa, asiakkaiden ja toimijoiden kanssa sopimat ja toisten yritysten kanssa sopimat asiat. Kaikki tuo tiedostojen ja paperien määrä on kirjanpitoon laitettavaa tietoa. Nämä tulee säilyttää yrityksen perustamishetkestä eteenpäin. Kaikki dokumentoidaan kahteen eri ryhmään eli tositeaineistoksi ja loput paperit ja dokumentit kirjeenvaihdoksi. Usein nykypäivänä kaikki aineisto on sähköisesti tallennettua. Aineistoksi lasketaan tiliotetiedostot, viitteelliset suoritukset kuten laskut, maksetut laskut, lähetetyt laskut, vastaanotetut ja lähetetyt verkkolaskut, skannatut ostolaskut, tiliotteet, rahtikirjat, yrityksen kokousten pöytäkirjat ja kuitit käteisostoista ja korttimaksuista. Myös kausiveroilmoitus, eläkevakuutusilmoitus ja muut oikeudelliset päätökset ja viranomaispaperit kuuluvat tähän. Jos yrityksellä on käytössä käteiskassa, silloin pitää olla jatkuvasti kassamerkintä ja tiliote päivittäisestä käteiskassasta. Tämän voi toteuttaa kirjaamalla kassan suuruus, kaikki käteistapahtumat (mikä on vastaanotettu summa ja mikä on takaisin annettu vaihtoraha) ja päivän päätteeksi laskea kassa uudelleen.

Tilikausi on kalenterivuosi

Tilinpäätös tehdään normaalisti kahdentoista kuukauden jaksoissa. Tilikausi voi olla tarvittaessa lyhyempikin ja se voi olla yritystoimintaa aloittaessa maksimissaan 18 kuukauden pituinen. Tilinpäätöksestä maksetaan yrityksen verot ja lasketaan sekä voitot, että tappiot. Samalla selvitetään, onko yrityksellä varallisuutta, omaisuutta tai otettuja lainoja. Tilinpäätös myös kertoo yrityksen kannattavuudesta ulkopuoliselle ja rahoittajalle sekä sijoittajalle sen vakavaraisuudesta sekä maksukyvystä.

Osto- ja myyntireskontra

Osto- ja myyntireskontran pitäminen on yksi kirjanpidon aiheista. Pienen yrityksen on helppoa pitää ostoreskontraa niin, että saapuvista laskuista kirjoitetaan laskukirja. Siihen merkitään toimittaja- ja summa sekä laskun numero tai viitenumero. Sitten kun lasku on maksettu, siihen siirretään tieto, että se on maksettu päivämäärineen. Samoin toisin päin, kun puhutaan myyntireskontrasta. Laskun saaja, summa ja eräpäivä kirjataan ylös ja kun lasku on maksettu ja näkyy tilillä, se merkataan päivämäärällä maksetuksi. Pankin antama viitenumero helpottaa laskutusta huomattavasti, sillä tiedot asiakkaan maksuista saadaan suoraan viitenumeron automaation kautta kohdistettua maksetuksi oikean asiakkaan kohdalle. Saataviensa valvonta on yksi tärkeimmistä kassavirtaan ja yrityksen taloudelliseen kirjanpitoon ja paikkaansa pitävyyteen liittyvä aspekti ja siitä kannattaa pitää huolta. Markkinoilla on paljon automatisoituja reskontran pito ohjelmia, joilla reskontran hoito onnistuu näppärästi ja vaivattomasti. Arvonlisänverotuksen vuoksi Suomessa laki vaatii jonkunnäköisen reskontran ylläpidon, eli suorinta perusteisen kirjanpidon pitämisen. Usein juoksevassa kirjanpidossa kuitenkin mennään koko vuosi laskun eräpäivän mukaisella kirjanpidolla ja vasta tilinpäätöksessä arvonlisänvero täsmätään. Arvonlisänverovelvollisen on annettava sähköinen kausiveroilmoitus joka kuukausi viimeistään kuukauden ja 12 päivän päästä arvonlisäverollisesta kuukaudesta, mutta alle 25 tuhannen euron liikevaihtoiset yritykset voivat ilmoittaa ja maksaa arvonlisäveronsa kerran vuoteen. Viidenkymmenen tuhannen euron alittavat yritykset voivat tehdä ja toteuttaa neljännes vuosi ilmoitusta ja maksumenettelyä. Arvonlisäverovelvollisia ja arvonlisäverorekisteriin kuuluvia yrityksiä ovat kaikki yritykset, joiden liikevaihto on yli kymmenen tuhatta euroa tilikauden aikana. Arvonlisäverovelvolliseksi ilmoittaudutaan YTJ-palvelussa muutosilmoituksella tai perustamisilmoituksen yhteydessä. Rekisteriin voidaan siis liittyä siinä vaiheessa, kun haluaa, kuitenkin viimeistään silloin kun arvonlisäverovelvollisuuden rajat ylittyvät. Rekisteriin voi myös ilmoittautua vapaaehtoisesti ennen kuin raja ylittyy, jos sen kokee tarpeelliseksi. Lisätietoa saa YTJ-yrityspalvelusta.

Osto- ja myyntireskontra