Kahdenkertaisen kirjanpidon perusteena on se, että virheet tulevat näkyviin automaattisesti, sillä jos kredit ja deped puoli eivät täsmää, on jotain silloin kirjanpidossa vinossa. Näin ollen matemaattisesti tämän tapainen kirjanpito on erittäin toimiva, jokaiselle yrittäjälle, sillä se automaattisesti osoittaa virheet, jos sellaisia tulee.

Tilien lisäksi deped puolelle on myös merkattava se, jos jokin kuukausi tilille jääkin rahaa. Eli jos on tehty tulosta tai esimerkiksi jotain isoja laskuja ei ole vielä maksettu. Eli raha merkataan myös joka kuukauden lopussa käytetyksi, vaikka se olisikin vain tilillä makaamassa ja odottamassa ison laskun eräpäivää. Menot siis kirjataan menotilille menona ja vastaavan kokoinen summa merkataan sen kredit puolelle sellaisena, kun se on otettu. Nämä menot kertyvät silloin kun jokin tuotannontekijä vastaanotetaan. Eli muun muassa, kun ostetaan laskulle erä tuotteita. Se hetki, kun lasku maksetaan ei enää ole silloin meno vaan se on rahoitustapahtuma. Sijoitukset ja lainat, korot ja osingot sekä maksut ja maksuliikenne ovat siis kaikki rahoitustapahtumia eikä menoja eikä tuloja. Vain konkreettiset ostot ja kulut ja myynti ovat kirjanpidollisesti merkittävä menoiksi ja tuloiksi.

Kuka saa käyttää yhdenkertaista kirjanpitoa?

Kirjanpito laissa on määritelty, että yhdenkertaista kirjanpitoa saa käyttää yritys, joka on liikkeen tai ammatinharjoittaja ja toimii yrittäjänä luonnollisena henkilönä ja täyttää tietyt määritelmät. Yksinkertaisessa kirjanpidossa merkitään vain tuotot ylös korkoineen ja menot ylös veroineen. Yhdenkertaisessa kirjanpidossa maksut merkataan sille päivälle, kun ne tapahtuvat ja tilikautena toimii kokonainen vuosi. Liikkeenharjoittaja voi pitää yksinkertaista kirjanpitoa silloin, jos maksimissaan yksi seuraavista ehdoista täytyy: Tase ylittää sadan tuhannen euron rajan, liikevaihto tai tuotto on yli kaksi sataa tuhatta euroa tai jos yrityksellä on keksimäärin ollut yli kolme henkilö töissä. Toisin sanoen siis yritys, jonka tase jää sadan tuhannen alle vuosittain ja sen liikevaihto jää myös pieneksi eli alle kahdensadan tuhannen euron sekä se ei palkkaa työntekijöitä sen kirjanpito voi olla yhdenkertaista. Tällöin kirjanpito on erittäin yksinkertaista tehdä ja siihen ei tarvitse ulkopuolista kirjanpitäjää. Tulot ja menot voidaan merkata vaikkapa Excel taulukkoon niin, että ensimmäinen ruutu on päivämäärä, toinen tapahtuman kuvaus, kolmas sen luonne eli esimerkiksi onko kyseessä toimistotarvikkeet, matkustuskustannukset, asiakasmaksu, myyty tuote ja niin edespäin ja lopuksi eri sarakkeilla se, onko se meno vai tulo. Näin saadaan koko tilikauden menot ja tulot kirjattua yhdenkertaiseen yksinkertaiseen kirjanpitoon ylös. Tositteen on kirjattava päivämäärineen ja numeroineen ylös. Ainut lisää työtä tuottava asia yksinkertaisessa kirjanpidossa on se, että jos joku maksuista ei ole saapunut tai joku maksuista on peruuntunut. Koska yksinkertaisessa laskennassa menot ja tulot kirjataan niiden maksuperusteisesti ja ne on oikaistava tilikauden päätöksen tilatessa suoriteperusteisiksi, on tässä kohtaa tarkistettava, että jokainen tapahtuma on toteutunut.

Miksi käyttää siltikin kahdenkertaista kirjanpitoa?

Kahdenkertaisessa kirjanpidossa pysyt hyvin kärryillä siitä, mihin raha menee ja mistä sitä tulee ja näet ja pystyt seuraamaan, onko yrityksesi toiminta kannattavaa. Voit ennustaa paremmin tulevaisuuden taloudellista tilannetta ja seurata tapahtumia helpommin. Lakisääteiset ilmoitukset on helpompi tehdä, koska kaikki on jo valmiiksi suoriteperusteista ja alv ilmoituksen teko helpottuu huomattavasti. Samalla myös kirjanpidollisten virheiden määrä laskee huomattavasti, sillä jos jokin virhe laskelmissa ilmenee, voit sen löytää automaattisesti, kun huomataan että kirjanpito ei jostakin syystä täsmää.

Miksi käyttää siltikin kahdenkertaista kirjanpitoa?