Kaksinkertainen tai kahdenkertainen kirjanpito tarkoittaa käytännössä sitä, että kirjanpito tavalla merkitään niin se, että mistä raha on otettu, kuin myös se, minne se on mennyt.

Tästä lyhyesti esimerkkinä se, että jos raha on tullut yrittäjän omalta tililtä omista varoista ja mennyt ruokaostoksiin, nuo molemmat asiat on merkattava ylös kirjanpitoon. Alun perin sen kehitteli Leonardo Da Vincin kollega ja se on pohjana koko kirjanpidolle vielä nykypäivänäkin. Jotta asiaa ei tehdä liian monimutkaisesti, voidaan kahdenkertainen kirjanpito siis laskea vain yksinkertaisesti niin, että mihin rahaa on käytetty (ja kuinka paljon) esimerkiksi bensakulut, 180€ ja toisekseen mistä raha on otettu, yritystili 180€. Suomen yrittäjät kuvaa kirjanpitoa toiminnaksi, joka pitää erillään rahat, tulot, menot ja yrittäjän omat rahat, tulot ja menot erillään. Taloushallintoliitto on luonut selkeän ja kattavan kirjanpidon abc-kirjan, joka sopii kaikenkokoisille yrittäjille luettavaksi.

Mitä on kirjanpito

Kirjanpito ylläpitää yrityksen tai yhteisön taloudellisen toiminnan laskemista numeroiksi. Kirjanpito koostuu reskontrasta. Reskontra on rekisteri ja taulukko tai paperi tai dokumentti, jossa on kaikki ostot ja myynnit ylhäällä. Käsintehtynä kirjanpitoa ei tee enää kuin todella pienet yritykset ja monet, jopa pienimmät toiminimet usein ulkoistavat kirjanpitonsa Suomessa tilitoimiston tai kirjanpito toimiston tai yksityisen kirjanpitäjän tehtäväksi. Isommissa yrityksissä yritys palkkaa kirjanpitäjän tai jopa kokonaisen kirjanpidon ja palkkojen laskennan toimipisteen tai yksikön tiloihinsa. Oli miten oli, mikään yritys Suomessa ei voi toteuttaa toimintaa ilman kirjanpitoa ja tästä syystä se asia koskeekin kaikkia Suomen yrityksiä ja yhteisöjä tasapuolisesti. Pienemmät yritykset, jotka toimivat toiminimellä voivat harrastaa niin kutsutta yksipuolista kirjanpitoa ja yhtään suuremmat yritykset taikka muut yritysmuodot kuten osakeyhtiöt tai osuuskunnat sekä järjestöt, yhteisöt ja muut muodot joutuvat lain mukaan pitämään kaksinkertaista kirjanpitoa. Usein nykyajan kirjanpito hoidetaan sähköisesti ja koneellisesti, vaikkakin suurimmalla osalla kuitenkin kuitit ja muut laskut säilyvätkin aivan tulostettuina versioina. Nykyään kuitenkin sähköinen säilytysjärjestelmä ottaa valtaa ja onkin jo useampia yrityksiä, joilla koko toiminta on sähköistä pois lukien muutamat kuitit mitä tulee esimerkiksi isommille yrityksille kululaskuina työntekijöiltä. Nämä kuitit kuitenkin usein skannataan sähköiseksi ja silloin itse kuitteja ei enää tarvitse säilyttää fyysisesti. Sähköisessä kirjanpidossa on se etu, että kuitteja ja kirjanpitoa on helpompi fyysisesti säilöä ja varastoida. Sillä kuittien ja tositteiden säilönnän laissa niitä pitää säilyttää vähintään kuusi vuotta. Tuo aika voi olla monelle yrittäjälle raadollisen pitkä säilyttää fyysisiä kuitteja läjäpäin varastossa. 

Kirjaamisen perusteita

Yksinkertaistettuna, kun myydään jotain, joka luovutetaan x päivänä asiakkaalle, se kirjataan myyntinä, myyntisaamisena. Sen jälkeen, kun asiakas maksaa tuotteen tai saapunut rahasumma on fyysisesti yrittäjällä tai yrityksellä, se kirjataan pankkiin eli myyntisaamisien tili silloin nollaantuu. Näin saadaan myös tarkistettua kassavirtaa ja sitä, minkälaisella aikajänteellä myyntisaamiset tulevat yritykselle takaisin. Jos kyseessä on esimerkiksi tapahtuma, jonne pitää ostaa ja varata paikka, voidaan varausta käsitellä myyntisaamisena, kun se maksetaan etukäteen vaikkapa verkossa. Mutta niin kauan, kun itse rahalla kestää tulla myyjän eli yrityksen omalle tilille se pysyy myyntisaamisena. Kaksinkertaisessa tilinpidossa on kaksi eri puolta. On olemassa deped puoli, jonne tullaan kirjoittamaan kaikki rahan käyttö. Esimerkiksi bensakulut 180€. Ja on olemassa kredit puoli, jonne kirjataan rahan lähde. Esimerkiksi yrittäjän oma kukkaro. Kohteita niin tulo kuin meno puolella kutsutaan tileiksi ja niitä voi olla useampia.

Kirjaamisen perusteita